Delegiranje je jedna od onih vještina koje su poduzetniku nužne kako bi njegovo poslovanje postalo uspješno. U ovom članku pozabavit ćemo se time što sve delegiranjem dobivamo, zašto nam je teško delegirati, a podijelit ćemo s vama konkretne savjete kako ovladati tom vještinom.
Što je uopće delegiranje?
Delegiranje je sposobnost da drugoj osobi u potpunosti prepustimo izvršavanje nekog zadatka i isti otpustimo.
Osobno vjerujem da je brzina kojom se u poslovanju krećemo prema našim ciljevima, uvelike određena našom sposobnosti da efikasno upravljamo zadacima. Sposobnošću da uspješno procjenjujemo, prioritiziramo, te u skladu s time poduzimamo one akcije koje nam donose najviše koristi.
Ali kao poduzetnici, imamo i hrpu zadataka koji nisu prioritetni. Zadatke koje bi mogao obaviti i netko drugi. Zadaci kojima se zatrpamo i na koje naše vrijeme trošimo, a ne napredujemo i ne radimo ono što nam stvara novac.
Tu dolazimo do vještine delegiranja. U uspješnom poduzetništvu, ti zadaci trebali bi biti ili eliminirani ili delegirani.
Što je cilj delegiranja?
Primarni cilj je da rasteretiti se kako bismo mogli raditi svoj posao i poduzimati akcije u poslovanju koje su prioritetne. Delegiranje je nešto kao kupovanje vremena. Mijenjamo novac za vrijeme. Ako polazimo od toga da smo poduzetnici koji svojim poslom zarađuju novac, onda nam je u cilju i omogućiti si što više vremena za taj isti posao koji nam novac donosi. Zar ne?
Na papiru to ovako zvuči dosta logično i jednostavno. U poduzetništvu je divno to što novcem stvarno možemo kupovati vrijeme i oslobađati si ga za bitne stvari. A zašto onda ne delegiramo? I zašto nam je to toliko teško?
Zašto ne delegiramo više?
Nesposobnost da zadatke uspješno delegiraju, jedan je od najvećih izazova na koje nailazim u radu s klijentima. I osobno sam u početku karijere bila netko tko je delegirao jako loše i tko je tu vještinu dugo brusio.
Prošla sam sve one faze od “nitko to neće obaviti kao ja”, “zašto da delegiram kad svejedno moram popravljati” pa do poduzetništva i slavne izlike “ja nemam novaca za to”.
Istina je bila da u korporaciji nisam znala delegirati i to sam tek putem učila. Kasnije u poduzetništvu, duboko sam morala preispitati svoja uvjerenja u to da je pomoć i delegiranje luksuz i nešto što si priuštiš tek kad imaš viška novaca.
Također, suočila sam se s time da su sva neuspješna delegiranja bila isključivo moja odgovornost jer nisam dobro delegirala i samo sam hranila “ja sve moram sama” priču.
Ovdje bih samo napomenula da ljudi jednako ne delegiraju u korporacijama i u samostalnom poduzetništvu, iako se razlozi zašto je to tako dosta mogu razlikovati. Također, kod poduzetništva se isprepliću termini outsourcinga i delegiranja ovisno o tome radimo li sami ili u timu. Unatoč svemu tome, pokušala sam izvući one najčešće razloge zašto poduzetnici ne delegiraju:
- Nemaju novaca za to. Odnosno, imaju uvjerenje da je delegiranje luksuz i čekaju predugo jer misle da si to moraju priuštiti.
- Nemaju dovoljno jasnu sliku što im točno delegiranje nosi i da je upravo delegiranje to koje će im pomoći da zarade više
- Ne znaju jasno i jednostavno prenijeti zadatak.
- Ne znaju što uopće žele dobiti kao rezultat.
- Ne znaju što se sve može delegirati.
- Misle da sve moraju sami ili same.
- Ne vjeruju u sposobnosti drugih ljudi.
Kako uspješno delegirati?
Ako tek učite delegirati…
…poradite na svojim uvjerenjima o tome morate li stvarno sve sami. Je li stvarno istina da sve radite najbolje sami i da nitko osim vas to ne može naučiti i obaviti? Koliko vas stvarno košta to kad propuštate raditi svoj posao, stvarati novac i zatrpavate se poslom koji može odraditi i netko drugi? Je li novac stvarna prepreka ili i dalje vjerujete da je delegiranje luksuz?
Nakon toga prođite par ključnih koraka:
- Analizirajte zadatak koji je potrebno obaviti.
- Odaberite osobu iz tima kojoj želite prenijeti zadatak ili nađite vanjskog suradnika ako radite sami. Provjerite ima li osoba dovoljno vještina i znanja za obavljanje tog zadatka.
- Prenesite zadatak jasno, iskomunicirajte rok za izvršavanje istog i svoja očekivanja.
- Pratite ga i po završetku analizirajte i dogovorite redovite provjere te na koji način ćete ih raditi.
Ako već delegirate…
…prođite ovih par koraka i provjerite možete li negdje svoje delegiranje unaprijediti:
- Jasno iskomunicirajte zadatak – Što je zadatak? Koje akcije je potrebno poduzeti? Nikada nemojte očekivati da će vam ljudi čitati misli ili računati da to “da to svatko zna” pa ne morate govoriti. Dajte jasne upute, ali nemojte upasti u zamku mikromenadžiranja i sami unaprijed smišljati rješenja i raditi zadatak.
- Tko je odgovoran za izvršavanje zadatka – Tko radi na zadatku? Kome se obraća ako se treba konzultirati?
- Dogovorite točan vremenski okvir i dodatno provjerite jesu li svi upoznati s rokom – Datum početka rada i datum završetka mora biti jasno iskomuniciran. Unutar ovog dijela dogovaramo i dinamiku izvještavanja o napretku odnosno u kojoj fazi želite sastanak ili pismeni izvještaj.
- Koncept rada – Ovdje još jednom objasnite koja je vaša namjera. Koje je vaše očekivanje? Što želite dobiti delegiranjem? Koji rezultat želite dobiti? Ako možete, ovdje uvijek uključite primjer. Upoznajte osobu s time gdje se nalaze sve informacije i materijali.
Ako to sve ne osigurate, riskirate da samo idejno delegirate, a u stvarnosti ćete i dalje biti na zadatku i potrebni. Da sumiramo, uvijek provjerite da osoba kojoj ste zadatak delegirali zna što joj je zadatak, kako vi želite da se isti napravi i koji rezultat želite postići. Odlično je ne samo pitati osobu je li razumjela, nego i popričati s njom i uvjeriti se da je točno shvatila što od nje tražite.
Također, ako se radi o dužem projektu koji ima etape i veću količinu informacija, uvijek je pametno redovito provjeravati kada dajemo iduće informacije jer je naša zadaća voditi računa da ne preopteretimo osobu koja odrađuje zadatak.
Uspješni poduzetnici delegiraju
Kada naučite delegirati, učite stvarati svoj sustav podrške. Rastete. A to vam i je cilj, zar ne?
Ako imaš zaposlenike, morate znati da je uspješno delegiranje temelj decentraliziranog upravljanja i stvaranja adekvatnog i sposobnog tima ljudi oko sebe. Ako jednog dana želite imati tim koji zna svoj posao i može funkcionirati bez vas, delegiranjem ćete morati ovladati.
Također, ono će vam pomoći pri osposobljavanju zaposlenika, a sigurno ćete dobiti i to da će biti motiviraniji i zadovoljniji na poslu. Pri tome, uvijek vodite računa da ako dosad niste delegirali, da date dovoljno vremena i sebi i zaposlenicima ili vanjskim suradnicima da upoznate jedni druge. Da ih naučite na koji način ti delegirati, izdati upute, što točno od njih očekujete. A i da naučite predstaviti zadaću na način koji je najadekvatniji.
Imatje razumijevanja i strpljenja za manje neuspjehe. Kako svoje, tako i one osoba kojima ćete delegirati. Vjerujem da će vam delegiranje donijeti puno dobrih promjena u poslovanju i vjerujem da će vam ovaj tekst pomoći u tome da se uspješnije koristite tu vještinu.
